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物業工具箱｜物業財務報銷制度模板~快來一鍵收藏

發表時間：2024-10-25 11:38
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物業財務報銷制度模板
（僅供參考）
1．目的
規范各地區公司借款、日常費用報銷，保證財務成本核算及時、準確
2.   范圍
各地區物業公司
3．報銷審批權限
各地區公司根據具體情況制定《財務審批權限》并嚴格執行
4.   管理內容
4.1借款辦理、費用報銷流程
4.1.1通過公司OA-網上報銷-領借款流程或費用報銷流程提交申請
4.1.2鏈接與借款或報銷相關的方案、合同、工作聯系單等
4.1.3審批流程通過后打印單據到計劃財務部辦理付款手續
4.2借款辦理、費用報銷規定
4.2.1借款（預付款）辦理規定
A. 支付范圍：
       員工出差、非集中采購的零星物品采購、合同規定的預付款以及由于特殊原因需先墊資后辦理報銷的各項預付款項、備用金
B. 具體規定：
a)符合規定的用途、期限及限額，對違反規定用途和不符合開支標準的支出，財務不予支付。
b)原則上1000元以下（賠付款除外）的零星借款不予辦理，3級以上的員工出差不予借款。
c)借款手續完成后，借款人必須在規定的期限內按照要求及時完善報銷手續歸還借款。各類借款完結期限如下：
  • ?員工差旅費：出差結束后7個工作日以內
  • ?零星物品采購：采購物品后15個工作日以內
  • ?合同規定的預付款：按合同約定付款期限到期后7個工作日以內
  • ?賠付類：所有賠付手續完成后7個工作日以內員工
  • ?醫藥費：根據具體情況確定，但必須有主管、經理確認
  • ?備用金：年底清理、還款
  • ?其他情況：借款事由結束后7個工作日以內
d)借款支出，原則上前款不清，后款不借；
a)使用現金超過5000元的業務，經辦人應提前一天通知財務部門，以便出納依資金計劃提取備用金。
b)計劃財務部門每月月初清理、核對、催收個人借款，對于超過還款期限2個月以上且無正當理由的借款，通報人力資源部從該員工工資中扣回。
c)借款人離開公司或在公司內部轉崗時，應將名下的借款完結或書面移交相關人員。
4.2.2日常費用報銷規定
A. 報銷范圍
指日常管理所發生的所有費用支出，包括物資采購、差旅費、交通費、薪資類費用、能源費、委外勞務費、代收代付類款項等
B. 具體規定
a)符合規定的用途、期限及限額，對違反規定用途和不符合開支標準的支出，財務不予報銷。
b)原則上費用產生后10個工作日以內完成報銷手續， 當月的費用須在當月完成報銷手續，以便財務及時入賬。
c)集中采購、委外費用報銷必須由集中采購部門或指定部門嚴格按照合同的約定時間辦理，每月報銷一次。
d)其他合同類費用必須嚴格按照合同約定的時間辦理報銷。
e)固定資產報銷需先辦理固定資產的登記、入庫、出庫手續。
f)購買材料的報銷，必須附庫房管理員開具的入庫單或有庫房管理員的驗收確認。
g)工程維修類費用報銷，必須附工程進度驗收表或零星工程委托竣工驗收表。
h)辦公用品、社區活動等其他涉及物品采購的報銷需文員或采購人員以外的人員簽字確認。
i)招待費須單獨提報。
j)同一筆費用，不得人為拆單報銷。
k)各部門主管/經理本人發生的費用，無論金額大小，必須由其上一級直接領導審批，物業公司總經理的費用必須由集團物業總監審批。
l)6級以下的員工本人產生的費用必須由本人提交報銷。
m)對于時間超過3個月以上未報銷的費用，報銷人需提供書面說明并經公司總經理審批后報銷。
n)流程已經通過審批，但超過一個月沒有到財務辦理報銷手續的，財務部可駁回報銷，報銷人需提供書面說明并經公司總經理審批后方可報銷。
4.2.3借款、費用報銷注意事項
A. 辦理借款、費用報銷的人員限定為有OA權限的員工
B. 出差費用的報銷，必須在審批流程-關聯機制中鏈接通過OA審批的出差申請（規定不需要提出差申請的人員除外）
C. 培訓費用的報銷，必須鏈接通過OA審批的工作聯系單
D. 物資采購必須鏈接采購申請
E. 合同類付款必須鏈接合同
F. 集中采購報銷應提供按庫房、項目、部門報銷的明細清單
G. 需分攤的費用報銷應提供按項目、部門分配的明細清單
H. 交通費報銷需注明日期、事由、起止地點及乘坐的交通工具
I. 員工工資、保險報銷由人力資源（行政）部統一辦理
4.3、報銷單據的要求
4.3.1發票必須真實、有效，原則上不得使用跨年度的發票。
4.3.2收據必須是國家財政部門以及公共事業部門的托收單據或行政事業單位蓋有財政監制章的專業正式收據。
4.3.3發票性質、內容須與所辦理業務性質、內容相符，不得用其他內容發票代替。
4.3.4發票抬頭必須與公司全稱相符，發票內容必須準確完整，發票票面整潔，不得涂改，大小寫金額相符。
4.3.5發票開具單位、收款單位、合同或協議簽訂單位需一致。
4.3.6發票必須加蓋對方單位發票專用章，無章或印章模糊不清的發票，財務一律不予受理。
4.3.7發票因保管不善遺失或損毀，相關責任由經辦人承擔。
4.3.8補貼類費用報銷發票要求
A. 車輛補貼：交通費（車票、飛機票（僅限報銷本人的））、油票、過路過橋費、停車票。
B. 外派補貼、及時激勵：辦公用品、日用品、食品、住宿費、房租費、書籍報刊、培訓費及車輛補貼類發票。
C. 人才推薦獎：辦公用品、交通費。
D. 禮金（三八禮金、生日、結婚、奠儀金）：食品、物品發票、車費、勞保用品。
4.3.9費用報銷需沖借款，提交時在“審批內容”中需注明原借款人、原借款金額及本次沖銷金額。
4.3.10報銷單必須注明收款單位（或個人）全稱、開戶行、銀行賬號。
4.3.1其他附件要求
A. 市內交通費：提交附件，列明每一張發票對應的時間、起止地、所辦何事等，并且出租車發票時間必須和辦事時間一致。
B. 差旅費：需附報銷明細（交通費、住宿費、誤餐費等進行逐項分類列示）。
C. 相關職工福利費：（結婚、喪葬等）需附帶相關證明，如結婚證明、死亡證明、以及與死亡人員的關系證明。
D. 對外賠付：必須提供賠付人員的身份證復印件以及收條（個人）或收據（單位）。
E. 代收代付：提交具體明細、列明收費軟件收據號、房號及金額。
4.3.10附件粘貼要求
A. 原則：票據粘貼整齊、美觀，方便財務進行票據審核
B. 票據直接粘貼在半張A4紙上，從上往下或從左往右均勻粘貼，粘貼為魚鱗狀
C. 票據量多時用幾張紙粘貼
4.4. 借款、報銷付款方式
4.4.1各地區公司根據實際情況規定每周固定的集中報銷時間（每周至少一次）
4.4.2所有付款必須統一到財務部辦理(可由項目直接支付的款項除外)，突發事件的暫借款，報財務部備案后辦理，3個工作日以內完成OA的借款審批流程。
4.4.3原則上所有付款（特殊情況外）必須采用銀行轉賬或網銀支付的方式 。
A. 員工個人借款或報銷直接支付到員工指定賬戶上
B. 單位付款必須支付到單位對公賬戶

五、本制度自頒布之日起開始實施，由集團物業中心財務組統一解釋及定期回顧，各地區公司原《財務報銷制度》同時廢止。

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